การบริหารเวลาเป็นความสามารถในการวางแผนและจัดการการใช้เวลาในแต่ละวันเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ นอกจากจะช่วยให้เราทำงานได้อย่างเป็นระบบและเสร็จทันเวลา การบริหารเวลาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้เรามีเวลาเหลือในการพักผ่อนและทำกิจกรรมที่ชื่นชอบ ซึ่งจะช่วยลดความเครียดจากการทำงานเกินเวลาได้
ทุกคนอาจมีคุณสมบัติและความสามารถที่ต่างกัน แต่สิ่งที่มีเท่ากันคือเวลา 24 ชั่วโมงใน 1 วัน หากไม่สามารถจัดสรรเวลาที่มีให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์ จะส่งผลกระทบต่อการทำงาน สุขภาพ และความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง การฝึกบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ บทความนี้ได้รวบรวมเทคนิคดี ๆ ที่ช่วยให้คุณบริหารเวลาได้ดีขึ้นมาฝากกัน
การบริหารเวลาสำคัญอย่างไร
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีประโยชน์ต่อการทำงาน สุขภาพ และการใช้ชีวิตของคุณในด้านต่าง ๆ เช่น
- ลดนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง ทำให้ทำงานเสร็จตามกำหนด ไม่มีงานค้าง และไม่ต้องทำงานล่วงเวลา
- มีเวลาพักผ่อนมากขึ้นหลังเลิกงาน ทำให้มีเวลาทำกิจกรรมผ่อนคลายความเครียดและเหนื่อยล้าจากงาน
- มีเวลานอนหลับอย่างเพียงพอ ซึ่งช่วยเติมพลังให้พร้อมตื่นไปทำงานในวันรุ่งขึ้น และลดปัญหาสุขภาพจากการนอนดึกหรือนอนน้อย
- ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น และป้องกันการเกิดภาวะหมดไฟในการทำงาน (Burnout)
- มีเวลาทำกิจกรรมกับเพื่อน คนรัก และคนในครอบครัว ซึ่งจะช่วยลดปัญหาด้านความสัมพันธ์ได้
5 เทคนิคบริหารเวลาได้ง่าย ๆ
การบริหารเวลาเป็นทักษะที่สามารถฝึกฝนได้ โดยแต่ละคนอาจมีวิธีจัดสรรเวลาที่เหมาะสมกับตัวเองแตกต่างกัน หากคุณอยากเริ่มจัดตารางชีวิตให้เป็นระเบียบ เทคนิคการบริหารเวลาอย่างง่าย ๆ เหล่านี้อาจช่วยคุณได้
1. วางแผนและจัดลำดับความสำคัญ
การจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันตามลำดับความสำคัญ จะช่วยให้ทราบว่าต้องทำงานใดให้เสร็จก่อน โดยอาจเขียนตารางงานที่ต้องทำและนัดหมายต่าง ๆ เป็นรายสัปดาห์ ซึ่งควรจดไว้ใกล้ตัวเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ เช่น สมุดบันทึก กระดาษโน้ต โทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์ตามความสะดวก
การจัดลำดับความสำคัญของงานควรดูจากงานที่มีความสำคัญมากและมีกำหนดส่งเร็วที่สุด จากนั้นจึงทำงานที่มีความสำคัญรองลงมา และทำงานที่ไม่มีความจำเป็นเร่งด่วนเป็นลำดับสุดท้าย
2. กำหนดเวลาให้ตัวเอง
การกำหนดเวลาในการทำงานให้ตัวเองเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่กำหนดเวลาที่แน่ชัดในการทำงานให้เสร็จ มักทำให้เราทำงานไปเรื่อย ๆ จนลืมเวลา ซึ่งนอกจากงานจะไม่เสร็จตามกำหนดส่งแล้ว ยังทำให้เวลาพักผ่อนน้อยลงด้วย เมื่อกำหนดเวลาทำงานแล้วควรใช้เวลาทำงานอย่างเต็มที่ เพื่อให้งานเสร็จและเลิกงานตรงเวลา
3. คำนึงถึงความเหมาะสมก่อนรับงาน
หลายครั้งที่การทำงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ เพราะการตกลงทำงานโดยไม่คำนึงถึงความสามารถและความเหมาะสมก่อนรับงาน เช่น เป็นงานที่ยากเกินความสามารถหรือไม่มีเวลาทำงานให้เสร็จตามกำหนด จึงควรถามรายละเอียดของงานทุกชิ้นก่อนทำ หากไม่สามารถทำงานได้ ควรแจ้งหัวหน้างานและอธิบายเหตุผลประกอบ เพื่อไม่ให้งานดังกล่าวกระทบต่องานอื่น ๆ ที่ต้องทำ
4. รู้ลิมิตของตัวเองและไม่กดดันตัวเองจนเกินไป
การกำหนดตารางเวลาต้องคำนึงถึงความเป็นจริงที่สามารถทำได้ หากจัดสรรเวลาโดยตั้งเป้าหมายที่เกินจริงอาจทำให้เครียดมากขึ้น อย่างการทำงานหนักต่อเนื่อง 6 ชั่วโมงโดยไม่มีช่วงพักเลย นอกจากนี้ อย่าลืมให้รางวัลตัวเองเมื่อทำตามแผนที่กำหนดไว้สำเร็จ เพื่อเสริมกำลังใจและป้องกันภาวะหมดไฟในการทำงาน
5. สุขภาพตัวเองก็สำคัญ
แบ่งเวลาผ่อนคลายความเครียดระหว่างทำงาน เช่น ลุกขึ้นเปลี่ยนอิริยาบถ เดินไปพุดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ฟังเพลง และออกไปรับประทานอาหารกลางวันในร้านที่ชอบ นอกจากนี้ ควรดูแลสุขภาพด้วยการออกกำลังกายเป็นประจำ รับประทานอาหารที่มีประโยชน์ และทำงานอดิเรกที่ชอบกับคนที่คุณรัก จะช่วยให้สุขภาพกายและใจแข็งแรง
การบริหารเวลาจะช่วยให้เราใช้เวลาที่มีให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพ มือใหม่หัดบริหารเวลาอาจนำเทคนิคที่แนะนำข้างต้นไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับตัวเอง เพราะการจัดสรรเวลาไม่มีวิธีที่ตายตัว อย่างไรก็ตาม หากมีปัญหาในการทำงานควรแจ้งให้หัวหน้างานทราบ และหากมีความเครียดสะสมที่ส่งผลต่อการใช้ชีวิตประจำวัน ควรปรึกษานักจิตวิทยาหรือจิตแพทย์เพื่อรับคำแนะนำและรักษาต่อไป
